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公開日:
最終更新日:2018/01/20

作業が進まない人必見!タイプ別解決方法!!

作業が遅い

サボっているわけではないけれど、なぜだか作業が進まない。
あなたもそんな悩みを抱えてはいないでしょうか。
仕事だけに限らず、作業が遅いというのはあまり望ましいことではありません。
作業が遅ければ遅いほど、目標を達成するまでにかかる時間も伸びてしまいます。
限られた時間を有効に使うには、作業はテキパキと終わらせないといけません。

では、どうして作業が遅いのでしょうか。
どうすれば、もっと早く作業を片付けることができるのでしょうか。
今回は、そんな仕事の遅さを改善するための方法を見ていきます。

作業が進まない原因4タイプ

作業が進まないのには原因があります。
今回はその原因を4タイプに分け、それぞれの原因と対策を考えていくことにします。

①やる気がでない
②効率が悪い
③集中力が持たない
④やる時間が無い

それではさっそく、それぞれの原因と対策について見ていきましょう。

やる気が出ず、取り掛かりが遅い

やる気が出ない

作業が進まない原因で真っ先に疑うべきが、やる気がないことです。
やる気がでないと、なかなか作業に取り掛かる気が起きず、ずるずると時間だけが過ぎていきます。
そうして気がつけば、1日何もやらずに終わってしまった、なんてことにもなりかねません。
では、どうしてやる気がでないのかを考えていきましょう。

目的が明確でない

やる気が出ない一つの原因は、目的が明確でないことです。
それをやって一体何のためになるのかわからない。
そんな作業にやる気がでるでしょうか。
勉強だって、仕事だって、それが将来の役に立つからこそ、私たちはやる気がでてくるのです。
では、どうして目的が明確でないのかを考えてみましょう。

目的を具体化する

目的が明確でない、と言うのは目的が曖昧であるということです。
なんとなくやった方が良いけれど、具体的にどんないいことがあるかはわからないといった状態です。
やはり、そのようなモチベーションでは面倒な作業は続きませんよね。
この試験に落ちたら落第だ、と言うならやる気も出ますが、この資格があると転職で有利になる、程度のメリットだとどうしてもめんどくささが上回ってしまいます。

では、目的を明確にするにはどうすればいいのでしょうか。
そのための簡単な方法が、文字に表すという方法です。
漠然と自分が思っているメリットを改めて文字に起こしてみるのです。

文字に起こすためには、なんとなく考えていたものを具体的な言葉にしないといけません。
何がどのようにどれくらい良くなるのか。
このように言葉に表すという過程で、目的が具体的かつ明確になっていくのです。

目的が明確化されれば、それによって得られるメリットも明らかになります。
「なんとなく将来に役に立つ」よりも、「将来の月収が5万円上がる」くらい具体的な方がやる気がでます。
それを頑張ることによって訪れる望ましい未来が明確にイメージできるからですね。
もっと言えば、その5万円を使って、どんないい暮らしをしたいかなどと思いを馳せるのもいいかもしれませんね。

このように目的を明確にすることで、取り組むメリットが明確になり、やる気がでるのです。

マイルストンを設定する

やる気を出すには、あまり大きい目標を立てないことも大事です。
目標が大きすぎると、一体あとどれくらいやればいいのか見当がつかないので、それだけでなんだかめんどくさくなってしまうのです。

大きなものを片付ける時は、とにかく細かい粒度に分解することが大事です。
自分が取り扱える範囲の大きさにしてしまうのです。
例えば、大学に合格する、というと途方もないような挑戦に思えてきます。
それは、具体的に何をしたらいいのかわかっていないからです。

しかし、これを国語と数学と理科と社会を勉強する。
そしてそれぞれ、これだけの参考書をいついつまでに終わらせる、と言うところまで具体化されれば、なんとなく自分にもできそうな気がしてきます。

これはつまり、マイルストンを設定するということにつながります。
マイルストンとは大きな計画を実行する中での途中経過点のことです。
例えば、大学受験という挑戦の中で、夏の模試でB判定を取るという目標を立てたとしましょう。
それは、大学受験におけるマイルストンということができます。

マイルストンを立てることによって、考えることが少なくなります。
マイルストンを通過することだけを考えれば、自然と目標が達成されるわけですから。
そして、マイルストンは目標よりも小さな粒度です。
その分どうすればできるのかと言うのもイメージが付きやすいです。
そのため、途方に暮れてやる気をなくすということもなくなるのです。

大きな仕事は小さい粒度に分解しましょう。
その上でマイルストンを設定することで、取り掛かりのめんどくささを軽減することができます。

思い出す機会を増やす

目的を明確化したら、それを思い出す機会を増やしましょう。
明確化した直後は、よく覚えているものですが、人間と言うのは時間が経つとだんだんと記憶が薄れていく生き物です。
せっかく考えても、時が経つと忘れていってしまうのです。

ですから、記憶が薄くなってきたら、思い出す機会を設けるようにしましょう。
そのためには、意識しなくても思い出せるような仕組みを作ることが重要です。
思い出す日のようなものを設定しても、いちいちそのための準備をするのがめんどくさくなって、だんだん守られなくなってしまいます。
だったら、特に準備をしなくても勝手に思い出してくれるような仕組みを作るのが一番確実です。

では、具体的にどうすればいいのでしょうか。
考え方としては、その作業の目的が自動的に意識できればいいのです。
ですから、その作業の目的を書いた紙やデータなどを以下の場所に置いておくといいです。
・机などの目の前
・トイレ
・PCのデスクトップ
・携帯の待ち受け
・リマインダなどを使う

このようにふとした時に目が行く場所に目標を置いておくことで、自動的にそれが思い出されるのです。
これならばいちいち意識的に思い出そうとしなくても、自然と意識に上ってきます。
それによって、また目的が明確になり、やる気が湧いてくるのです。

疲れている

やる気が出ない原因としてもう一つ考えられるのが、単純に疲れているということです。
どんなに目的が明確で、やらなければいけないと思っていても、疲れていては仕方ありません。
人間の体力は限られており、必ず休む時間は必要です。
やる気や気合いだけではどうにもならないことはあるのです。
では、どうして作業に取り掛かるだけのエネルギーが残らないくらい疲れてしまうのか。
それを考えていきましょう。

仕事が忙しい

時間が無いと言って真っ先に考えられるのが、仕事が忙しいということです。
私たちの生活において仕事の占める時間はとても長いです。
労働時間が8時間だとしても、1日のうちの三分の一を費やしていることになります。
それだけの時間集中して仕事をしたら、それは当然疲れてしまうでしょう。
では、どうすれば仕事をしつつも体力を温存しておくことができるのでしょうか。

まず、考えられるのが仕事の効率化です。
他人に仕事は振る、今日やらなくてもいい仕事は明日に回す、同時にできる作業は一緒に終わらせてしまう。
こうした工夫をすることで、仕事を少しでも早く終わらせるのです。

しかし、仕事を早く終わらせるというのは限界があります。
明らかにキャパオーバーな仕事量の場合、ちょっとした効率化をしたくらいでは早く帰ることはできません。
そもそも仕事の仕組み上、自分一人が頑張ったところでどうにもならないという状況もあります。
というか、そういう場合がほとんどかと思います。

そうした場合は、もうあきらめてしまったほうが早いです。
諦めると言っても、作業をするのを諦めるということではありません。
平日に作業をするのを諦めるのです。

結局平日は仕事が忙しいです。
何もなく終わったとしても8時間も働いているのですから、疲れています。
その状態でさらに上乗せ作業をしようとしても、集中できないし、やる気も出ません。
そんな状態でダラダラやるくらいなら、いっそのこと平日は諦めて、休日に集中してやった方が効率的です。

また、仕事終わりはきついけれども、朝の時間だったら比較的体力のある状態で作業ができます。
起きるのは辛いですが、仕事終わりの朦朧とした感覚はないですし、慣れれば帰って集中できたりもします。
朝であれば、確実に始業までは時間があるので、「時間が無い」ということもなくなります。

無理に仕事終わりに作業をするのではなく、上手くずらしていく事で、疲れ切った状態で作業するのを避けることができます。

やるべきことが多い

時間が無いのは、そもそもやるべきことが多すぎるというのも原因のひとつです。
精力的な人ほど、やりたいことがどんどん増えていきます。
あれもやりたい、これもやりたい、こっちも勉強したいし、あそこにも行ってみたい。
このようにいろいろなことに興味を持つのはいいのですが、悲しいことに私たちの時間は1日24時間で限られています。
いくらやりたいことが多くても、できる量には限りがあるのです。

だからこそ、優先度を決め、何かを諦めないといけません。
そうしないと結局どれも中途半端になってしまいます。
自分にとって一番大事なのは何か。
今真っ先にやらないといけないことは何か。
そうした優先度を決めて、優先度の高いもの以外は見送る、と言うようなことをやっていかないと回らない時もあります。
限られた体力と時間の中で何ができるのか。
それをよく考えて作業に取り掛かることが大事です。

効率が悪い

効率が悪い

作業がなかなか進まない原因として、効率が悪いということがあります。
どれだけ一生懸命、長い時間作業にとりくんだとしても、効率が悪ければ台無しです。
では、一体なぜ効率が悪いのでしょうか。
その原因と対策を考えていきます。

やり方を考える

効率が悪い原因として、やり方が良くないということが考えられます。
同じ作業を何回もやったり、段取りが悪く、待ち作業が発生して待っている…。
そうしたことをしていると、どんどん作業の効率は下がっていきます。

作業の効率を上げる基本は、同じ作業はまとめてやることです。
作業の切り替えには、コストがかかります。
例えば、部屋の掃除をしていて、最初に掃除機でごみを吸ってから雑巾がけをするという手順を踏んだとしましょう。

普通は部屋全体に掃除機をかけてから雑巾をかけますよね。
しかし、ある一角に掃除機をかけてから、雑巾がけをする、そして次の一角を…
とこのように進めると、いちいち掃除機と雑巾を持ち替えないといけません。
それに立ったり、しゃがんだりしないといけないですよね。
これは無駄な時間で非常に非効率です。
もし切り替えを1回にすれば、これらのコストは1回で済みます。

このように文章で書かれると当たり前だと思われるかもしれませんが、意外とその当たり前ができていなかったりします。
自分の作業の進め方を振り返ってみると、いろいろと改善点が見つかるものです。

作業を効率的に進めるには、何よりも段取りが大事です。
まとめてやれる作業はまとめてできるように段取りを組むのです。
例えば掃除機を一気にかけられるように、床のものは片付けたり、別の部屋に一時退避しておくなど。
普段の作業でもそうしたことを意識するのです。

そのためには、計画と作業を厳密に分ける必要があります。
計画なく、やりながら方法を考えていると、どうしても行き当たりばったりになってしまいます。
ですから、やる前に計画を立てる。
その計画の段階で、ひとまとめにできる作業はひとまとめにしてしまう。
そして作業の時はひたすらやることだけに集中する。
このように計画と作業を明確に分けることで、行き当たりばったりの効率の悪い進め方を脱することができるのです。

記録・改善を行う

より効率を高めたいのであれば、作業の時間を記録するのが一番いいでしょう。
作業全体にどれくらい時間がかかっているのか、そしてそれは想定よりどれくらい多くかかっているのか。
さらに、工程の中のどの部分に時間がかかっているのか、そしてその原因は何なのか。
そうしたことを記録、分析していく事で、改善点が色々と見えてきます。

効率と言うのは、何かをしたからと言って劇的に改善されるものではありません。
地道な改善を積み重ね、少しずつ効率を高めていくものなのです。
ですから、こうした地道な記録、分析、改善が重要になってくるのです。

一つ一つの施策は微々たるものかもしれません。
しかしそれが積み重なっていく事によって、大きな効率化を果たすのです。
結局はこうした地道な活動が一番効果的なのです。

集中力がもたない

bad_concentration

作業を素早く終わらせるためには集中力を保つことも大事です。
逆に、集中力が途中で切れてしまっては、だらだらと作業を続けることになってしまいます。
では、どうして集中力が切れてしまうのでしょうか。
その原因を考えてみましょう。

気が散る

集中力が続かない一番の原因は、途中で気が散ってしまうからです。
気が散ってしまう原因は色々です。
他の楽しいことに目移りしてしまう、何か気にかかることがある。
そういった他に気を取られてしまうものがあることが原因です。
だから、目の前の作業に意識を集中することができないのです。

では、気が散ってしまう原因とは何でしょうか。
それを詳しく見てきましょう。

気になってしまうものを目の前から消す

気が散ってしまう一番の原因は、他のことに意識が行ってしまうことです。
例えば、勉強をしているときにふとスマホが目に入ると、なんとなくいじってしまいたくなりますよね。
他にも掃除をしている最中に昔の漫画などを見つけると読みふけってしまうように。
このように私たちは、今やっている作業よりも魅力的なものがあると、そちらに目移りしてしまうのです。

では、どうすれば目移りせずに済むのでしょうか。
一番簡単なのは、それを視界に入らないようにしてしまうことです。
勉強している最中に漫画が目に入ってしまうから、漫画を読みたくなってしまうのです。
だったら、最初から目に入らないような場所に置いておくのがいいでしょう。
そうすれば、漫画が意識に上って集中力を乱すこともありません。

部屋に誘惑が多すぎて、片付けるのが難しい、と言う場合は、環境を変えてしまうのも一つの手です。
例えば、家で勉強をするのではなく、カフェや自習室などに行って勉強するのです。
こうすれば、そもそも気が散るものが無いので、意識を乱されることもありません。

また、PCで作業をしている場合などは、その作業をする時だけPCを変えてしまうというのも一つの手です。
PCと言うのは何でもできる反面、誘惑も多いです。
ボタン一つでネットにつながりますし、音楽を聞いたり、漫画を読んだりもできてしまいます。
そのような誘惑が多いゆえに集中力をかき乱されやすいです。

だったら、最初からそれができないようにしてしまえばいいのです。
作業用のPCはその作業しかできない。
そうすれば、作業の途中でネットワーフィンにうつつを抜かしてしまうこともなくなります。

気が散るものがあるなら、そもそもそれを目に入らないところに追いやってしまう。
そうすれば、集中力を乱されることもなくなります。

何か懸念事項がある

気が散るものが無いのに、なんとなく集中できないという時もあるかと思います。
そういう時は、どこか気にかかることがある可能性が高いです。

例えば、明日プレゼンがあって、それが気にかかっているとか、試験が不安だとか。
そういった懸念事項がある場合、それが頭の隅にチラつき、目の前の作業に集中できないことがあります。

そういう時は、まずその懸念事項を何とかすることを第一に考えましょう。
そのような集中できない状態で作業を続けても、生産性は上がりません。
その状態で続けるよりは、不安事項を片付けてしまった方が良いです。

すぐに片付けることができるのであれば、それをやってしまえばいいでしょう。
例えば、宿題が終わっていないのが気にかかるなら、宿題を終わらせてしまえばいいのです。
そうして憂いの状態で作業にとりくんだ方が良いです。

問題は、すぐに片付かないような問題です。
例えば、明日のプレゼンが不安、といったようなです。
こればかりは、今すぐにどうにかすることはできません。
しかし、それに対して今できることは限られています。
例えば、不安ならば不安がなくなるくらい予行練習をする、などです。
今できることをやり切れば、もうそれ以上はどうしようもないので、ある種諦めがつきます。

懸念事項を抱えたまま作業をするのは良くありません。
それをするくらいであれば、その作業を片付けてしまう。
もしくは、不安がなくなるまで準備をしてしまう。
そういった対応が必要です。

集中力を高める

集中力が持たないのも原因ですが、そもそも集中できていないというのも大きな問題です。
ここでは、作業に取り掛かる際に集中力を高めるための保々を考えていきます。

集中のルーチン

作業に取り掛かる前のルーチンを作ることで、集中力を高めることができます。
そのルーチンを行うことで、自然と脳が作業を始めるということを感じ取り、集中状態に持って行ってくれるのです。

例えば、パジャマを着ると眠くなるとか、イチローがバッターボックスに入る前に一定の動作をするとか。
それをすることで、その後にある行動で望ましい結果を出せるようになる。
そんな効果がルーチンにはあります。

時間を決める

集中力を保つには、時間を決めてやることも大事です。
例えば、この作業は30分で終わらせる、と言うような感じです。
締め切りを設けることで、「ここまでに終わらせないといけない」という意識が生まれます。
それが集中力を高めることにつながるのです。

「別に破ってもいいのだから、締め切りを設けても無駄」
そう思う意見もあるかと思います。
しかし、意外に強制力の低い締め切りでも、あるとないとではだいぶ集中の度合いが違ってきます。
漠然とであっても、なんとなくの目標感があることで集中力が高まるのですね。

これの派生形として、5分間をストップウォッチで測って、その間だけ集中するというやり方があります。
この方法のいいところは3つあります。
・締め切りができる
・5分だけならやってもいいかと思えるので、重い腰も上がる
・実際に5分程度なら集中できる
こうした効果があるため、集中して短い時間で作業を終わらせることができるのです。

疲れている可能性

疲れも集中を妨げる原因です。
色々試してみたけれども、どうしても集中できない。
そんな時は、もしかしたら疲れが溜まっているのかもしれません。

自分の疲れと言うのは意外と認識できないものです。
特にじわじわと疲れが溜まっていく場合は、変化が緩やかなので気づきにくいです。
自分ではまだやれると思っていても、身体の方は限界に達しています。
しかし、それに気付けないので、自分ではなぜ作業に集中できないのかがわかりません。
ですから、集中できないのに原因がわからないという時は、とりあえず休んでみるのもいいでしょう。

真面目な人は1日休むことももったいないと思う傾向があります。
しかし、1日休んだくらいでは、別に大した影響はありません。
そもそも1日休んだくらいでスケジュールが破綻するようでは、それはそもそも最初から無理だったわけです。
ですから、気にせずゆっくり休みましょう。
しっかり休んで、万全の状態で作業にとりくんだ方が、生産性は確実に上がります。

そもそもやる時間が無い

時間が無い

作業が進まない根本の原因。
それは作業をやる時間が無いということです。
ここでは、時間が無いという問題に対してどうすればいいのかを考えていきます。

やる気がしないなど別の問題では

忙しいと、どうしても時間が無いという言い訳をしてしまいがちです。
確かに、毎日夜遅くまで働いているとどうしても作業の時間を取れないように感じてしまいます。

しかし、ちょっと立ち止まって考えてみてください。
本当にそうなのでしょうか。
本当に作業をやる時間を全く取ることができなのでしょうか。

実際はそんなことはないはずです。
いくら仕事が忙しいと言っても、24時間ずっと働いているわけではないはずです。
休み時間や通勤時間、仕事の寝る前の10分、20分。
やろうと思えば、そうした時間でもできるのです。

となると、根本の原因は時間がないことではありません。
そうした時間を有効活用するほどやる気が無かったり、疲れていたりすることが原因なのです。
だったら、改善するべきは時間を作ることではなく、モチベーションを高めたり、仕事で疲れをためないといったことなのです。

本当に時間が無い場合

時間が無いというのはよっぽどでない限りあり得ません。
あなたよりも忙しい人でも、隙間時間を使って自己鍛錬をしているのです。
しかし、場合によっては本当に忙しすぎて時間が取れないと言う場合もあります。

始発で会社にいって、満足に昼休みも取れず、終電ギリギリで退社。
明日の朝も早いので、家では風呂に入って眠るだけ。
本当にそのような生活をしているのであれば、他の作業などするのは不可能でしょう。

そのような場合は、そもそもその生活をやめることが先決です。
すこしの時間も取れないような生活と言うのは異常です。
例えば高給をもらっていたとしても、人間的な生活ではありませんし、絶対にどこかで破綻します。

本当に時間が無いのであれば、セルフプロジェクトを進めている場合ではありません。
仕事を変えたり、引っ越しをしたりと、他にもっとやるべきことがあるはずです。

カテゴリー: 仕事術・キャリア
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