マルチタスク下でも効率的に仕事をこなす方法
マルチタスクは非効率なので避けるべきです。
しかし、人手不足、かつやるべきことは多い今の時代において、マルチタスクは避けて通ることは難しいです。
ひとつのことだけやってればいいという仕事はほとんどないでしょう。
ならば、その状況を受け入れて、どうすればマルチタスク下でも効率的に仕事を進められるのかを考えていきましょう。
目次
まずは仕事を分類する
マルチタスクになる原因は、とにかくやることが多いからです。
そして、それらはこまめに管理していかないと、すぐになにがなんだかわからない状態になってしまいます。
では具体的にどうやって管理していけばいいのか。
まずは、仕事を三つに分類分けをしましょう。
それは、
・メインタスク
・雑務
・いつかやらないといけない作業
です。
メインタスク
これは自分が本業としているもの、基幹業務です。
プログラマーだったらコーディング、マネージャーだったら管理業務です。
雑務
これは雑多な作業です。
目安としては5分程度の隙間時間で片づけられるような作業のことです。
いつかやらないといけない作業
これは直近差し迫ってはいないけれど、いつかはやらないといけない作業です。
例えば手順書の作成、社内教育用のマニュアル作成などです。
雑務といつかやる作業の扱い
雑務やいつかやる作業は、単純にリストにしてしまえばいいでしょう。
そして時間が空いたときに、そのリストを上から消化していけばいいのです。
ちょっとした隙間時間なら雑務を、まとまった時間があるならいつかやる作業を消化していけばいいです。
メインタスクの扱い
問題はメインタスクです。
これは少し気合いをいれて管理していかないといけません。
すぐに作業に戻れるように状況の欄を作ろう
メインタスクは一番ボリュームが大きく、従事している時間も長いです。
それ故に、もっとも中断と再開を余儀なくされます。
例えば、メインタスク中に割り込み作業が入ったり、待ち時間が発生して別の作業をしたりなど。
マルチタスクの最も大きな弊害は、この中断と再開です。
これが発生すると頭の切り替えが発生するため、大きな無駄が生まれてしまうのです。
これを防ぐために、メインタスクの一覧に「状況」の欄を作りましょう。
これはその名の通り、作業の状況を書く欄です。
その際、それを読むことによってすぐに作業に取り掛かることができるか、に注意して書いていきます。
そうすることによって、中断後にスムーズに作業を開始できるようになるからです。
作業を細分化しよう
作業を細分化することも、再開と中断をスムーズに行う助けとなります。
例えば、ボリュームの大きい作業を中断する場合、状況の欄にはいろいろなことを書かないといけません。
今どの作業をしていて、それがどの状況で、次に何をしないといけなくて…
しかし、作業が細分化されていれば、それらを書かなくて済みます。
作業の前後関係は、その細分化されたリストを見ればわかります。
状況欄には、その作業についてのことだけ書けばいいです。
仮に何か他の作業に波及する場合も、その作業の備考欄にでも書いておけばいいのです。
作業と作業の独立性が小さい単位で保たれるので、再開・中断に係るコストも少なくて済むのです。
ポイントは切り替えコストの削減と脳内メモリの節約
マルチタスク下で効率的に仕事をこなすためのコツは、切り替えコストの削減と頭のメモリの節約です。
切り替えコストが少なければ、そのぶんロスが減ります。
これは、作業の状況を細かく控えたり、作業を細分化することで実現来ます。
頭のメモリの節約は、分類や一覧化によって実現できます。
どこかに控えておくことで、自分の頭の中にとどめておく必要がなくなります。
見返すことで、いつでも思い出せるから、心置きなく忘れられるのですね。
切り替えコストの削減と脳内メモリの節約。
この二つを意識することで、マルチタスク下でも効率的に仕事を進めることができます。
とは言え、マルチタスクは避けるべき
ここまで、いろいろとマルチタスク下でも仕事をこなす方法を考えてきました。
しかし、やはりマルチタスクは避けるべきです。
ここで紹介した方法は、たしかに効果がありますが、そもそも管理に手間がかかりすぎます。
もし、一つの仕事だけに専念していれば、そもそもそんな管理工数は必要ありません。
マルチタスクであるがゆえに、管理工数や切り替えコストなどの無駄が発生しているのです。
現代はマルチタスクを避けるのは難しいです。
しかし、だからと言って諦めず、まずはマルチタスクをやめることができないかを第一に考えましょう。
