限られた時間の中で作業をこなす方法。
何かものごとをする上で一番の障害となるのが「時間」です。
何かができない、という理由の最たるものは、結局時間が足りないということにつきます。
時間さえあれば、たいていのことはできるものです。
しかし、それは当たり前のこと。
時間さえかければ誰にだってたいていのことはできます。
問題は、私たちに与えられた時間は限られている、ということです。
そのような時間がない状況の中で、私たちはベストを尽くしていかないといけません。
では、一体どのようにすれば、限られた時間の中で作業のクオリティを高めていく事ができるのでしょうか。
作業の完了を区切りとしない
作業が終わることを区切りにしてしまうと、時間短縮の意識が働きません。
完成させるのが目的になってしまうので、それにどれくらい時間がかかっているかを意識しなくなるのです。
この問題を解決するためには、作業の基準を完了ではなく、時間で考える必要があるのです。
まずは、作業の制限時間を決めるのです。
作業が完了していようが、そうでなかろうが。
クオリティに納得いこうが、行くまいが。
そんなのは関係なく、あらかじめ決めたリミットの時刻になったら作業を取りやめるのです。
その時点で完成としてしまいましょう。
当然、このような形で進めれば、作業のクオリティは下がってしまいます。
しかし、一方で時間短縮の意識が芽生えます。
「どうすれば限られた時間内で、もっと効率的に作業をすすめることができるか」
「時間をかけず、クオリティを上げるために何か工夫できることはないか」
このような意識が働くのです。
まずは、制限時間を設けましょう。
最初は、それによってクオリティが下がってしまうかもしれません。
しかし、続けていけばその時間内でもクオリティは高めていく事ができます。
逆に言えば、自分に負荷をかけないと、いつまでたっても成長することができません。
時間をかけてれば、誰だっていいものは作れます。
大事なのは、より短い時間で、良いものを作り上げることなのです。
やる作業を選ぶ
限られた時間内で、いいものを作り上げるには、いろいろ工夫する必要があります。
その一つとして、「やる作業を選ぶ」ということが考えられます。
作業のクオリティは、作業をたくさんし、手間をかけた方が上がります。
装飾にこだわったり、ラッピングにこだわったり、見やすさにこだわったり…
そういった細部にこだわることによって、その作業の質は向上します。
しかし、そういった細部へのこだわりは、きりがありません。
やろうと思えば、いくらでもできてしまう。
終わりがないのです。
なので、そういった細々した部分にこだわってしまうと、時間ばかりが過ぎていってしまいます。
時間がかかった割には、終わった作業は少ない。
生産性が低くなってしまうのです。
そうならないためには、やる作業を選ぶ必要があります。
細部へのこだわりに時間をかけるのではなく、その作業の本質に時間をかける。
本質が出来上がったら、あとはそれ以上時間をかけないようにするのです。
本質とは、絶対に外してはいけない部分です。
絶対に外してはいけない部分とは、その作業の「目的」です。
たとえば、仕事で資料を作ることを考えてみましょう。
資料を作ることの目的は、相手に状況だったり、考えを理解してもらうことです。
その理解を促し、理解にかかる時間を短縮させることが資料の目的です。
だから、資料を作る際は、その目的を果たしていればいいのです。
つまり、状況や考えが簡潔に伝わればいい。
そこだけを押さえていればいいのです。
文言や言い回しにこだわる、装飾にこだわる、表紙のデザインにこだわる…
そういった、本質とは関係ない部分には時間をかけないようにするのです。
絶対に外してはいけない部分さえ押さえていれば、その作業や作品は及第点を取ることができます。
まずは、そこを目指しましょう。
時間内に及第点を取ることができれば、その中でクオリティを高めることも徐々にできてくるはずです。
やらない作業は切り捨てる
やる作業を選ぶこと同時に、やらない作業は思い切って切り捨てることも大事です。
細部へのこだわりは、不要とは言いませんが、作業や作品の本質的な価値を高めるものではありません。
そういったものにこだわりたい気持ちもわかります。
しかし、個々はグッと我慢して、それらを切り捨ててしまいましょう。
そうしないと限られた時間の中で、作業をこなしていく事ができません。
やる作業を選ぶのと同じくらい、「まず何をやらないかを考える」のは重要なことです。
何でも手を付けようとすると、結局手が回らなくなります。
そうなると作業の本質さえも十分に担保できなくなり、結局何もこなせないという事態になりかねません。
ですから、欲張らず「時間内にできること」を冷静に見極める必要があります。
それに、これを続けていけば、作業のクオリティも上がっていきます。
時間内に最低限のことをこなす、ということを繰り返していけば、だんだんそれにかかる時間も減っていきます。
時間に余裕を持って、作業の本質を担保することができるようになってくるのです。
時間に余裕ができれば、その時間を細部へのこだわりにかけることができます。
そうすれば、全体的なクオリティも上がっていきます。
なので、まずは不要な作業は切り捨てて、時間内にやるべきことをこなすことに集中しましょう。
時間がないからと言って、やみくもに取り掛からない
時間がないと、とにかくあまり考えずに取り掛かろうとしてしまいます。
少しでも作業に費やす時間を増やしたい、という気持ちがそうさせてしまいます。
しかし、これは実は逆効果。
時間がないからこそ、すぐに作業に取り掛からないことが大事です。
作業に取り掛かる前に、まずはどういう風に作業を進めていくか、その計画を考えることが大事です。
さきほども述べたように、時間がない中で作業を効率よく進めていくためには、「やるべきこと」と「やらなくていいこと」の見極めが大事です。
それを見極めずに、手当たり次第に取り掛かってしまうと、質も量もイマイチなものになります。
ですから、最初の計画時点でそれらを見極めることが大事です。
最初に計画のために時間を使うことが重要になってくるのです。
時間がないと、どうしても焦ってしまいます。
しかし、その焦りをいったん押さえて、冷静に作業の計画を立てましょう。
そうすることで、かえって作業のスピードも上がるのです。
