仕事ができない人から卒業しよう！情報整理のテクニック。

日々の膨大な情報を整理すること。
これは仕事でも趣味でも人生でも、全てにおいて重要なことです。
自分が得た情報を利用しやすいように整理しておくことで、はじめてその情報に価値が生まれるからです。

たとえば、前に一度やった仕事を頼まれたとします。
「この前やったはずなんだけど、その情報はどこにあったっけな…？」
このように整理されておらず、すぐに取り出せなければ、その情報に意味はありません。
探すのに時間がかかりますし、結局見つからなかったらその時間は無駄になります。
また一からやり方を考えないといけないので、前にやったことを繰り返すことになります。
これもまた大きな時間の無駄です。

情報を整理し、すぐに取り出せるような状態にしておくことは非常に重要なことです。
では、どうすれば情報を取り出しやすいように整理できるのでしょうか。
今回はそのことについて見て行きます。

情報は一か所にまとめる

情報は一箇所にまとめることが重要です。
一か所にまとめることで、情報の総量が把握しやすくなります。
また、ある情報を探す時に、複数の場所を見なくてよくなります。

ものによっては一つにまとめるのが難しいかもしれません。
自分のローカル、クラウド、会社のサーバ･･･
そういう場合も、どのファイルがどこにあるかをまとめた一覧表のようなものがあるといいです。
その一覧表を検索すれば、目的のファイルがどこにあるかわかるからです。

こういった類のファイルは、都度都度更新していくことが大事です。
後でまとめてやろうとすると量が膨大になってしまい、やる気がなくなります。
ですから、ファイルを作成したら一覧表を更新する癖をつけるいいです。

また、全てのファイルを一覧にする必要はありません。
大体のファイルはその役割ごとにフォルダなどが切られ、一箇所にまとまっているはずです。
ですから、「この業務で使うファイルはここにある」といった、少し荒い粒度でもわかればいいのです。
そのフォルダの中身がよほど複雑でない限りは、少し探せば見つかるはずです。
その上でよく使うファイルがあるならば、それだけは直接ファイルの場所を控えておけばいいでしょう。
そうすれば、全てを控えなくてよくなるので、作業量はずっと減るはずです。

ファイルの場所がわからなくなったら、とりあえずこの一覧を検索すればいい。
そういった一覧表があると心強いです。

ファイル一覧出力バッチ

ファイル一覧を作るのは重要です。
とはいえ、やはり一覧を作成するのは結構労力がかかります。
簡単な一覧であれば、以下のバッチで自動的に出力することができます。
ファイル名を適切につけていれば、この一覧を検索するだけで目的のファイルが探せます。

実行イメージ
・コマンドプロンプトの画面

・出力結果

全文検索バッチ

一覧だとファイル名でしか検索をかけられません。
場合によっては、これだけでは不十分でファイルの中身も検索したいというときもあるかと思います。

特定ディレクトリ配下のファイルの中身を文字列検索したいときは以下のバッチでできます。
検索文字列と検索対象のディレクトリを指定すると、その文字列を含むファイルとその行が一覧で出力されます。

実行イメージ
・コマンドプロンプトの画面

・出力結果

不要な情報は捨てる

情報を蓄積することと同じくらい、情報を捨てることも重要です。
日々入ってくる情報は膨大です。
それらをいちいちため込んでいたら、パンクしてしまいます。
また、あとから探す時も大変になります。

ただ本当に削除してしまと、あとから必要だったという時に困ります。
なので、頻度別にフォルダを分けたりするといいでしょう。
使わないから邪魔だなと思って削除してしまうと、いざ必要となったときに困ります。
頻度別で分けておけば、あまり使わないものが邪魔になることもありませんし、あとで必要になったときも困りません。

ただし、探すときにどのフォルダに入っているかわからなくなると困ります。
なので、そこは明確なルールを定めておく必要があるでしょう。

情報からタスクを抜き出す

その情報に対して、何かアクションが必要な場合は、タスクリストにそのアクションを控えておきましょう。
たとえば、返信が必要、資料の作成が必要、ミーティングの設定が必要などです。

この作業は、思いついたときにすぐにやることが大事です。
重要なタスクであれば忘れることはないかも知れませんが、ちょっとした書類の提出やメールの返信などはすぐに忘れてしまうものです。
しっかりと自分なりのフローを確立し、すぐにどこかにタスクを控えておくことが大事です。
とりあえずどこかにメモしておけば忘れるということはなくなりますので。

ただし、メモしたものがどこにいったかわからなくなると困ります。
なので、控えのメモは一元管理するのがいいでしょう。
「とりあえずタスク控え」みたいな感じで、ただ控えるだけのファイルなりメモなりを作って、後でそれを優先度踏まえ整理、処理していけばいいのです。

情報の整理とタスクの実行は別々に行う

情報の整理中は、それに徹しましょう。
メールの整理と、それに対するアクションを一緒に行ってはいけないのです。
たとえば、メールを整理しているときに、「あっ、このメール返信しなきゃ」と思っても、それをぐっと我慢することが重要です。
整理するときは、整理に徹します。
その場では、そのメールに返信しないといけないことをタスクリストに移すだけにとどめます。
整理が終わったら、タスクリストを順番に消化していきましょう。

何かの最中に別のことをやり始めるというのはいいことがありません。
計画性がなくなりますし、マルチタスクになってしまいます。
それに今やっている作業の目的があいまいになったりします。
掃除中に昔の漫画を読みふけってしまうのと似ていますね。
結局、掃除がまったく終わらず、時間だけが過ぎていきます。
そんなことを仕事でやっていると、いつまでたっても家に帰れなくなってしまうので、気をつけたいところです。

情報はこまめにメモする習慣をつける

口頭や電話など、記録に残らない情報は必ずメモしましょう。
時間がたつとすぐに忘れてしまいます。
そしてメモをしたら、電子化しましょう。
スキャンしたり、テキストに起こしたり。
そうすることで、メモと電子のような情報の二重化を避けることができます。

「自分の脳みそは5分後には情報を忘れてしまう」というような意識を持てば、メモをする習慣が身につきます。
実際、本当に忙しいときは記憶が5分も持ちませんからね。
走り書きでも単語だけでもいいから、とりあえずメモすることが重要です。
何か書いてあれば、おそらく思い出せるはずなので。
情報を正確に残すというよりは、記憶を呼び覚ますトリガーとしてメモを残しておくといったイメージですね。

情報の分類はしない

情報を細かいフォルダ分けすると、かえって探しにくくなります。
会社のNASの惨状を思い出してみると、言わんとしていることが想像しやすいかと思います。
これは、どちらかに分けられないような曖昧な情報などでよく起こります。
それを避けるために、フォルダを一つにしてしましょう。

一見探しにくく見えますが、検索をかける場合は一つの場所にまとまっていた方が楽です。
どうしても分類したいという場合は、タグで分ける方法があります。
この分け方なら、AにもBにも属するという場合も大丈夫です。

また、ショートカットをフォルダに分類するという手もあります。
そうすれば、原本は一元管理されているので、二重化の心配はありません。
もちろん、一元管理されているので、検索もしやすいままです。

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