b00k.jp ~積み上げ式読書ノート~
公開日:
最終更新日:2016/12/31

仕事ができない人から卒業しよう!情報整理のテクニック。

日々の膨大な情報を整理すること。
これは仕事でも趣味でも人生でも、全てにおいて重要なことです。
自分が得た情報を利用しやすいように整理しておくことで、はじめてその情報に価値が生まれるからです。
雑然としていて、使いにくければ意味がないのです。
では、どうすれば情報を取り出しやすいように整理できるのでしょうか。

情報整理

情報は一か所にまとめる

一か所にまとめることで、情報の総量が把握しやすくなります。
また、ある情報を探す時に、複数の場所を見なくてよくなります。

不要な情報は捨てる

情報を蓄積することと同じくらい、情報を捨てることも重要です。
日々入ってくる情報は膨大です。
それらをいちいちため込んでいたら、パンクしてしまいます。
また、あとから探す時も大変になります。

ただ本当に削除してしまと、あとから必要だったという時に困ります。
なので、疑似的なゴミ箱フォルダみたいなものを作るといいでしょう。

情報からタスクを抜き出す

その情報に対して、何かアクションが必要な場合は、タスクリストにそのアクションを控えておきましょう。
たとえば、返信が必要、資料の作成が必要、ミーティングの設定が必要などです。

情報の整理とタスクの実行は別々に行う

情報の整理中は、それに徹しましょう。
メールの整理と、それに対するアクションを一緒に行ってはいけないのです。
整理するときは、整理に徹します。
整理が終わったら、タスクリストを順番に消化していきましょう。

情報はこまめにメモする習慣をつける

口頭や電話など、記録に残らない情報は必ずメモしましょう。
時間がたつとすぐに忘れてしまいます。
そしてメモをしたら、電子化しましょう。
スキャンしたり、テキストに起こしたり。
そうすることで、メモと電子のような情報の二重化を避けることができます。

情報の分類はしない

情報を細かいフォルダ分けすると、かえって探しにくくなります。
これは、どちらかに分けられないような曖昧な情報などでよく起こります。
それを避けるために、フォルダを一つにしてしましょう。

一見探しにくく見えますが、検索をかける場合は一つの場所にまとまっていた方が楽です。
どうしても分類したいという場合は、タグで分ける方法があります。
この分け方なら、AにもBにも属するという場合も大丈夫です。

また、ショートカットをフォルダに分類するという手もあります。
そうすれば、原本は一元管理されているので、二重化の心配はありません。
もちろん、一元管理されているので、検索もしやすいままです。

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カテゴリー: 仕事術・キャリア
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