「やり忘れ」や「うっかりミス」をなくす、タスク管理のコツ！
日々やることが多すぎて、うっかりやり忘れてしまう。
それをなくすには、しっかりと自分のやるべきこと、すなわちタスクを管理することが大事です。
デキる人になりたいのなら、まずは自分のタスクをしっかりと管理することからです。
今回は、タスク管理のちょっとしたコツを見ていきます。
目次
とりあえず全て書き出す
モヤモヤがなくなる
忘れてもいいので、ストレスがなくなる
まずタスクを減らせないかを考える
タスクはまず減らせないかを考えましょう
そのためには、
・やらなくていいものは消す
・すぐにできるものは、終わらせる
・人に頼めるものは頼む
ことが大事です。
処理しやすい粒度に分割する
たとえば、歓迎会を開くなら、
・周知メールを送る
・日程、場所決め
・場所の予約
・本決定の連絡
・当日の集金
などといったように分解できる
そうすれば、処理する際に何から手を付けていいか考えなくて済む
スムーズに実行に移れる
タスク管理ツール
インターフェースが英語なので、最初は戸惑いますが、慣れれば使いやすいです。
スマホからでも使えるのがGood
■Tooledo
タスク管理ツール『Toodledo』
これは使いやすい。— b00k.jp (@b00kjp) 2016年8月6日
■使い方
https://t.co/BNlEew4BHo Tooledoの使い方 慣れれば簡単 — b00k.jp (@b00kjp) 2016年8月6日
かなりカスタマイズ性が高いです。
オープンリスト→クローズリストを作成する
やることを全て書き出したものが、オープンリスト。
オープンリストから今日やるべきことを抜き出したのが、クローズドリスト。
クローズドリストにすることで、今日やるべきことだけを考えればよくなる。
タスクを実行すべきタイミングを考える
ある条件下でないとできないタスクは、条件ごとにまとめる。
たとえば、会社にいる時、家にいる時、休日など。
そうすることで、今何をすべきかで迷わなくなる。
タスクリストで重要なこと
①ルーチンも管理する
②クローズドにする
③手が動くレベルに分解する
④実行タイミングを明確にする
リマインドを意識する
「やらなきゃ」と意識するのは、疲れるし、結局忘れることも多い
作業漏れが無いように適切なタイミングでリマインドする仕組みを作ることが大事
締め切りだけでなく、開始時期もあらかじめ決めておく
必要時間と締め切りを考慮して、開始時間を逆算しましょう。
バッファを用意する
割り込み作業が入ることを想定して、その分の余裕をあらかじめ確保しておく
作業の記録を取る
あとから見返せる
どこに時間がかかっているかなど、見直しができる
引き継ぎの際にも便利
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