会議を上手く進め、建設的な話し合いをするためのコツ
話し合いと言うのは難しいものです。
なんとなくみんなで話し合えば、何か実入りのある結論が出るように思えます。
しかし、実際にやってみると時間だけを食ってしまい、たいした結論が出ないということも多いです。
話し合いというのは、気軽なようで結構なコストがかかります。
２時間話し合うだけでも、２時間＊人数分のコストがかかります。
その場所まで行くのにかかった時間もコストになります。
また、その時間に他のことをした場合に生み出せた利益もコストになります。
このように考えると、「ちょっと話し合おう」というのは、ちょっとではすまないコストがかかっていることがわかります。
これだけのコストをかけるのであれば、何らかの実入りが欲しいですよね。
逆に実入りが無ければ、その話し合いはただのコストの無駄遣いということになります。
こんなことを続けていては、会社も人生も上手くいきませんよね。
そこで今回は、建設的な話し合いをするためにはどうしたいいかを考えていきます。
ただ集まるだけでは意味がない
話し合いをする際、「とりあえず集まってみよう」という考えで集まることも多いのではないでしょうか。
しかし、そのような集まりでは、なかなか生産的な結果を出すことが難しいです。
そもそも何の集まりなのかがはっきりしていないので、話し合いの方向を決めるところから始めないといけません。
やっと話し合いのテーマが決まっても、それに関する話題や意見を考えないといけないので、その時間が必要です。
考えをまとめるのにも個人差があるので、もっと早く進めてほしいと苛立つ人や、時間が足りないと文句を言う人もでてくるかもしれません。
ざっと考えただけでも、目的の無い集まりには、これだけの無駄があります。
これは、会社の公的な会議などでもそうですし、プライベートの場でも同じことが言えます。
せっかく時間をかけて集まったのに、これではもったいないですよね。
では、話し合いを生産的なものにするにはどうしたらいいのでしょうか？
目的をはっきりさせる
話し合いを生産的なものにするのに一番大事なのが、目的をはっきりさせることです。
「その集まりは一体何を目的としているのか」ということを明確にするのです。
これが決まるだけで、話の立ち上がりがずっとスムーズになります。
「どうする？」といった、お見合いする時間がなくなるのです。
また、目的がはっきりすれば、それに参加すべきかどうかもわかります。
「とりあえず集まろう」だと自分にとって重要かどうかがわかりません。
ですが、目的がわかれば、参加すべきかどうかを判断することができるのです。
必要最低限の人だけで話し合いをした方が、コストは低くて済みます。
目的に沿って準備をする
目的がはっきりしたら、そのための準備をしましょう。
具体的には、話し合いのテーマに関係するトピックを用意するのです。
こうしておけば、すぐに話し合いを始めることができます。
「話すことを考える時間を用意する」という無駄がなくなるのです。
話し合いの場でなくてもできることは、前もって終わらせてしまうのです。
また、事前に準備しておけば、話す内容にも厚みが出ます。
時間もあるので、複数の話題を準備することができます。
それについての考えを深めることも可能です。
時間をかけることができるので、話し合いの意義を高める準備ができるのです。
このように話し合いは、ただ集まるだけでなく、その目的をはっきりさせ、そのための準備に時間をかけることが重要なのです。
そして、そうした下準備を他人任せでなく、一人一人が責任を持って取り組むことが重要です。
それだけのコストをみんなが払っているわけですからね。
つまり、話し合いはその時ではなく、その前段階で生産性が決まってしまうのです。
ですから、しっかりと準備をして、話し合いをより価値のあるものにしていきましょう！
率先して目的をはっきりさせよう
話し合いを建設的なものにする上で、目的をはっきりさせることの重要性がわかっていただけたかと思います。
しかし、これを頭で理解しているだけではあまり意味がありません。
自ら目的をはっきりさせるために動くことで、はじめて生きた知識となります。
目的のはっきりしない話し合いと言うのは、みんななんとなくそのことに気付いているものです。
しかし、誰もそのことについて言い出さないのです。
「別に自分が言うべきことではない。」
「こういうのは、主催者が考えるべき。」
「めんどくさい。」
このような理由で、誰も言い出さないのです。
そして、そのために話し合いが時間のムダになってしまうのです。
これを避けるためには、あなたが率先して話し合いの目的を明確にする必要があります。
「それって大変じゃない？そんな責任負いたくないよ」
こう思う方もいるかもしれません。
そして、その考えは全くその通りです。
わざわざ仕事を抱え込みたくはないですよね。
そこでお勧めしたいのが、とりあえず話題に出すということです。
別に自分が主体となって話し合いの目的を決める必要はないのです。
ただ、参加者に対して話題を提供すればいいのです。
「今回の話し合いの目的は○○だと理解しているのですが、合っていますか？」といった具合です。
話し合いの主催者をToに、参加者をCcにいれたりするといいでしょう。
その問いかけがあっていても、間違っていてもどっちでもいいのです。
「それで合っているよ」と返ってくれば、それをもとに話し合いを進めていけばいいのです。
目的をいまいち理解していなかった参加者も、「それが目的なのね」と理解することができます。
「それは違うよ」と返ってくれば、正しい意図を教えてもらえるかもしれません。
主催者もいまいち理解していないようであれば、みんなで話し合う機会が作られます。
つまり、どう転んでも目的を明確化するという機会が設けられるのです。
目的が明確化すれば、無駄な時間を取られなくて済みます。
その間に他の仕事を進められますし、話し合いがダラダラと長引いて疲れてしまうことも避けられます。
自ら率先して疑問を投げかける。
こうすることで、話し合いの目的が明確化され、参加者全員のためになります。
リスクもなく、手間もかからないので、ぜひ試してみてください。
今回のまとめ
・「とりあえず集まろう」では生産的な結果を出せない。
・目的をはっきりさせ、そのための準備をすることが大事。
・ひとりひとりの準備が話し合いをよりよいものにする。
・自ら率先して話し合いの目的を明確化しよう。
